Convalida MVV tramite PEC

12 Giu Convalida MVV tramite PEC

E’ stato pubblicato il Decreto 17/6/2014 recante le istruzioni per attivare la procedura di convalida e trasmissione dei documenti MVV tramite sistema di Posta Elettronica Certificata (PEC). 

Abbiamo proceduto a riscrivere i testi dei messaggi previsti dal Decreto in formato modificabile per agevolare le fasi operative. Basterà copiare e incollare i testi sui messaggi di convalida/trasmissione dei documenti. Per le informazioni più approfondite si rimanda ai testi ufficiali già in circolazione e che si vedono in allegato (allegato 1 – esempi di messaggi di convalida, allegato 2 – allegato al Decreto prot. 1021 del 17 giugno 2014). 
Di seguito  alcuni aggiornamenti circa le disposizioni recentemente introdotte in materia di documenti MVV, e le risposte ai quesiti più ricorrenti in vista della suddetta possibilità di convalida e trasmissione mediante il sistema PEC.

E’ confermata la possibilità per chi non intende usufruire del sistema PEC di continuare con la tradizionale convalida anche del modulo MVV  tramite Comune o microfilmatrice. 

E’ infondata la notizia che circola in merito alla eliminazione dal 1° settembre 2014 di DOCO/IT e DDT e quindi anche delle norme per la circolazione dei prodotti vitivinicoli sul territorio nazionale. Queste possibili modifiche ai documenti interni suddetti sono connesse alla futura (data oggi non prevedibile) introduzione di documenti di accompagnamento elettronici. L’impiego della PEC non ha nulla a che vedere.

È confermata l’abrogazione dell’obbligo della timbratura preventiva dei moduli MVV aziendali (per quelli stampati da tipografie autorizzate già non era richiesta) con l’introduzione del sistema PEC.

La convalida a mezzo PEC è effettuabile solo per i documenti MVV e non anche per i DOCO/IT che continueranno a seguire le regole già note

Sarà possibile utilizzare la PEC per assolvere agli obblighi di trasmissione del documento di accompagnamento (nei casi in cui è richiesto) anche per MVV già convalidati mediante Comune o microfilmatrice

La convalida di un MVV che scorta in ambito nazionale prodotti imbottigliati non è obbligatoria anche se il prospetto 2 (codice univoco PEC) dell’allegato alla fattispecie MVV-DAV-01 non esclude i vini confezionati in quanto l’eventuale richiesta di convalida non è considerata errata, ma si ribadisce,  essa non è obbligatoria

Per quanto riguarda le vinacce non cambia nulla rispetto al passato. Sarà possibile utilizzare anche il nuovo MVV senza obbligo di convalida, mentre lo stesso dovrà  essere trasmesso all’ICQRF. La trasmissione potrà avvenire con PEC

Tutto il complesso delle deroghe alla emissione dei documenti di accompagnamento per uve e per vini rimane confermato

Se si utilizza un documento MVV per il trasporto delle uve da vino (nei casi previsti in cui oggi si usa il DOCO/IT) questo dovrà essere convalidato o tramite PEC o al COMUNE. Anche in questo caso non è possibile convalidare un DOCO/IT a mezzo PEC

L’uso di MVV prestampati non è soggetto a convalida a mezzo PEC se scortano vini imbottigliati (per gli sfusi occorre convalida e trasmissione) destinati all’esportazione UE e Extra UE

Qualora si voglia convalidare a mezzo PEC un MVV prestampato è obbligatorio  “STAMPARE” l’apposito messaggio di avvenuta consegna della PEC sul MVV prestampato. Pertanto non è al momento considerata corretta la trascrizione o l’apposizione di una spunta o altro sul modulo con il messaggio già prestampato

SINTESI DELLE OPERAZIONI DA EFFETTUARE PER LA CONVALIDA 
La convalida dei documenti MVV mediante PEC, consiste nelle seguenti operazioni da parte dello speditore:
a) invio del messaggio di PEC con allegata copia del documento MVV non prima di quindici ore rispetto all’ora di partenza
b) spuntare nella casella 18 (fronte) del documento MVV la dicitura «convalida ex articolo 26, comma 1, lettera d), punto ii), secondo trattino» 
c) apposizione della marca prescritta mediante:
– l’iscrizione nella casella 18 (fronte) della dicitura «Vedasi messaggio P.E.C. sul retro» (tale frase può essere già prestampata sul documento);
–  la stampa sempre alla casella n° 18, ma nel retro del documento, del messaggio di notifica ( esattamente il testo del messaggio che si ottiene dall’ICQRF in risposta alla PEC di cui al punto a); 
d) apposizione nella casella 18 (fronte) della data del suddetto messaggio di notifica di avvenuta consegna nella casella di PEC ICQRF e della firma del responsabile legale o di un suo delegato, quest’ultima dovrà essere apposta sul documento stampato.

REGOLE PER L’INVIO DEL MESSAGGIO DI PEC AI FINI DELLA CONVALIDA
I messaggi sono inviati dallo speditore dalla casella di PEC propria o di un soggetto terzo delegato di cui si avvale lo speditore, alla casella di PEC ICQRF dell’Ufficio territoriale competente per il luogo di spedizione. Esempio in provincia di Cuneo: 
ICQRF Nord Ovest:  aoo.icqrf.to@pec.politicheagricole.gov.it  per il territorio di Alessandria, Aosta, Asti; Biella, Cuneo, Novara, Torino, Verbano-Cusio-Ossola, Vercelli, Genova, Imperia, La Spezia, Savona
Si vedano gli indirizzi delle varie circoscrizioni ICQRF nel caso la merce sia destinata ad un territorio differente da quello di spedizione. 

CARATTERISTICHE DEL MESSAGGIO DI PEC
I messaggi di PEC, ai fini della convalida, devono rispettare le regole riportate nei paragrafi seguenti e relative:
– all’oggetto (tenere sottomano i codici delle varie casistiche vedi tabella più avanti)
– all’allegato (documento di accompagnamento vitivinicolo da convalidare) 
– al testo del messaggio (vedi testi riportati copiabili)  
L’oggetto del messaggio deve:
Iniziare obbligatoriamente, senza alcuno spazio iniziale e senza spazi tra un carattere e l’altro, con il CODICE UNIVOCO PEC. I codici univoci PEC da utilizzare sono esclusivamente quelli riportati nel prospetto 2 e devono essere selezionati dallo speditore tenuto conto della finalità dell’invio del messaggio (se per convalida o trasmissione o per entrambe ), del prodotto trasportato (uve, vino, fecce…), del luogo di destinazione (UE, Extra UE, Nazionale). Invitiamo a fare molta attenzione ed a leggere bene tutte la varie casistiche. 
Se il luogo di destinazione ricade in una circoscrizione ICQRF differente la PEC va inviata ad entrambi gli indirizzi.  
Se il documento è già convalidato e deve essere spedito (esempio vendita di vino sfuso in UE) il suddetto codice cambia ancora.  In caso di necessità di annullamento di un precedente messaggio vedere specifico codice. 
a)   Sempre l’oggetto del messaggio continua con il numero di riferimento del documento preceduto dalla dicitura “Documento n°…”; attenzione trattasi di codice numerico prestampato univoco.
b)   Ancora l’oggetto deve contenere il nome/denominazione/ragione sociale dello speditore preceduto dalla dicitura “spedito da…” seguita dal codice ICQRF dello stabilimento;
c)   E infine , per i trasporti nazionali, l’indicazione per esteso della Provincia amministrativa di destinazione, e per i trasporti destinati verso Paesi UE ed extra UE, del Paese di destinazione, preceduta dalla dicitura, a seconda dei casi, “Provincia/Paese di destinazione:…”

Esempio di Oggetto del messaggio:  MVV- DAV-01 documento N° 123456 spedito da azienda agricola ALDO BIANCHI –  CN123/IT – Provincia di destinazione Milano ( oppure “Paese di destinazione Germania”) 

In allegato al messaggio di PEC deve essere trasmesso un solo documento di accompagnamento vitivinicolo MVV da convalidare(si vedano indicazioni specifiche sul formato elettronico appendice 1 e appendice 2)
1. costituito da un file in formato “Word” o “Excel” (o formati equivalenti e compatibili) o “pdf” o da una scansione con risoluzione minima di 200 dpi e massima di 300 dpi. Il file è denominato con il numero di riferimento del documento stesso;
2. leggibile in ogni sua parte;
3. il documento MVV deve essere compilato in ogni sua parte ad eccezione della data e firma del responsabile legale o di un suo delegato nonché della data di inizio del trasporto, dell’ora di partenza e delle altre indicazioni che si riferiscono al trasportatore ed al trasporto di sui alle caselle n. 15 e 16.
 

ALLEGATO 1

testo del messaggio di PEC per la convalida
“Lo scrivente _________________ in qualità di ______________ della ditta ___________ trasmette in allegato al presente messaggio di PEC il documento indicato in oggetto ai fini della convalida di cui all’art. 8 del decreto ministeriale 2 luglio 2013 e dichiara che il messaggio della ricevuta di avvenuta consegna nella casella di PEC ICQRF dell’Ufficio territoriale del luogo di spedizione, una volta ricevuto, sarà apposto esclusivamente sul retro del medesimo documento, prima della partenza del prodotto, quale parte integrante della marca prescritta di cui all’articolo 26, comma 1, lettera d), punto ii), secondo trattino del regolamento (CE) n. 436/2009”.

APPOSIZIONE MARCA PRESCRITTA E COMPLETAMENTO DELLE OPERAZIONI DI CONVALIDA
Dopo che si è inviato il messaggio di PEC, con allegato il documento da convalidare, lo speditore riceve due messaggi di notifica:
1.     uno di ricevuta per avvenuta accettazione e
2.     uno di ricevuta di avvenuta consegna alla PEC ICQRF dell’Ufficio territoriale competente per il luogo di spedizione (vale a dire la “marca prescritta” da inserire nella casella 18 retro del documento).
Il messaggio di notifica è costituito esclusivamente dal testo del messaggio della ricevuta di avvenuta consegna nella casella di PEC ICQRF dell’Ufficio territoriale competente per il luogo di spedizione, riportante almeno i seguenti dati di certificazione:

esempio testo del messaggio in risposta positiva da stampare sul MVV 
Il giorno [data] alle ore [ora] ([zona]) il messaggio
“[oggetto]” proveniente da “[mittente originale]”
ed indirizzato a “[destinatario]”
è stato consegnato nella casella di destinazione.
Identificativo del messaggio: [identificativo]

Tale messaggio, ripetiamo, è da copiare/stampare nella casella 18 sul retro del documento.
Nella stessa casella 18 ( però sul fronte ), dove sono state spuntate/trascritte le diciture «convalida ex articolo 26, comma 1, lettera d), punto ii), secondo trattino» e «Vedasi messaggio P.E.C. sul retro», va apposta ancora la data di questo messaggio di notifica e la firma del responsabile legale o di un suo delegato.

ALTRI CASI: MANCATA RICEZIONE  ERRORI O RITARDI NELLE OPERAZIONI DI CONVALIDA
Nel caso di mancata ricezione, errori o ritardi occorre attivare specifiche procedure leggibili negli allegati e inviare i relativi specifici messaggi sempre con il codice univoco PEC previsto per quel caso,  seguito dalle informazioni di cui alle lettere a, b,c (illustrate nel paragrafo CARATTERISTICHE DEL MESSAGGIO DI PEC) 

testo del messaggio per errori
 “Lo scrivente ________ in qualità di ___________ della ditta _________ annulla la procedura di convalida di cui al messaggio di PEC di pari oggetto, inviato in data _________ ed identificato dal numero di PEC ____ (indicare il numero identificativo del messaggio della ricevuta di avvenuta consegna pervenuto in risposta al messaggio di PEC non corretto) _______ in quanto _______ (descrivere le motivazioni dell’annullamento) _________ e provvederà a trasmettere/ritrasmettere il documento da convalidare n. ________ con un nuovo messaggio di PEC”.

Attenzione, la suddetta procedura non è applicabile qualora il messaggio della ricevuta di avvenuta consegna, ottenuto da operazioni di convalida non corrette, sia stato già stampato sul documento. In quest’ultimo caso è necessario annullare il documento seguendo la prassi più avanti indicata e si dovrà procedere alla compilazione ed alla convalida di un nuovo documento vitivinicolo.

testo del messaggio per ritardo risposta convalida
“Lo scrivente _____________ in qualità di __________ della ditta _________ annulla la procedura di convalida di cui al messaggio di PEC di pari oggetto, inviato in data ___________ ed identificato dal numero di PEC ______ (indicare il numero identificativo del messaggio della ricevuta di avvenuta consegna pervenuto in risposta al messaggio di PEC) _________ in quanto ha proceduto a convalidare il documento mediante _________ (indicare se tramite Comune o Microfilmatrice)”.

ANNULLAMENTO DEL DOCUMENTO NON CORRETTO
Qualora un documento MVV sia stato trasmesso ai fini della convalida tramite PEC e debba essere annullato prima della partenza, in quanto erroneamente compilato, lo speditore deve trasmettere la scansione del documento annullato.
In tal caso l’oggetto del messaggio di PEC deve iniziare, senza alcuno spazio iniziale e senza spazi tra un carattere e l’altro, con il codice univoco PEC: MVV-DAV_ANN-11 e riportare di seguito le altre informazioni (vedi lettere b,c,d) già contenute nell’oggetto del messaggio inviato ai fini della convalida effettuata e da annullare.

testo del messaggio per annullamento MVV già convalidato 
 “Lo scrivente __________ in qualità di _____________ della ditta ____________ dichiara di aver proceduto all’annullamento del documento indicato in oggetto, trasmesso per la convalida mediante PEC in data _________ ai sensi dell’art. 8 del decreto ministeriale del 2 luglio 2013 e ne trasmette in allegato una copia riportante la dicitura annullato”.

TRASMISSIONE MVV AGLI UFFICI ICQRF MEDIANTE PEC
Per i trasporti che si svolgono esclusivamente sul territorio nazionale dei prodotti vitivinicoli sfusi e di quelli sottoposti a particolari prescrizioni a livello nazionale (uve da tavola destinate alla trasformazione, prodotti ottenuti dalla trasformazione di uve da tavola ed uve dirette ad/spedite da un certo intermediazione), qualora:

il luogo di spedizione e di destinazione ricadono nella circoscrizione di competenza del medesimo Ufficio territoriale, l’invio del documento in allegato al messaggio di PEC ai fini della convalida assolve anche all’adempimento della trasmissione del documento medesimo;

il luogo di spedizione e di destinazione ricadono nell’ambito di due diversi Uffici territoriali, si assolve all’obbligo di trasmissione del documento previsto dalle norme indicate al punto precedente, solo se il messaggio di PEC inviato ai fini della convalida viene trasmesso contestualmente alle caselle di PEC ICQRF dagli Uffici territoriali competenti per il luogo di spedizione e di destinazione.

TRASMISSIONE DI UN DOCUMENTO GIA’ CONVALIDATO
I documenti di accompagnamento relativi a trasporti nazionali compilati in ogni loro parte e già convalidati mediante il Comune, con Microfilmatrice oppure mediante la PEC, in quest’ultimo caso limitatamente a quei documenti che non siano stati già trasmessi secondo le modalità indicate nel paragrafo precedente, l’operatore deve:

aver convalidato il documento secondo il sistema scelto (PEC, Comune o Microfilmatrice);

trasmettere mediante un messaggio di PEC agli Uffici territoriali competenti per il luogo di spedizione e di destinazione (se diversi) la copia in formato immagine (scansione) del precitato documento di accompagnamento, compilato in ogni sua parte.

La trasmissione del documento deve avvenire entro il primo giorno lavorativo successivo a quello della spedizione.

L’oggetto del messaggio di Pec, oltre a contenere le informazioni indicate nella parte  “CARATTERISTICHE DEL MESSAGGIO DI PEC” deve iniziare, senza alcuno spazio iniziale e senza spazi tra un carattere e l’altro, con il codice univoco PEC:

TRAS-MVV-DAV-06

TRAS-MVV-DAV-07 solo per i trasporti di uve da tavola destinate alla trasformazione, di prodotti ottenuti dalla trasformazione delle uve da tavola e uve dirette ad/spedite da un centro di intermediazione.

testo del messaggio per trasmissione MVV già convalidato 
“Lo scrivente _________ in qualità di ________ della ditta __________ trasmette in allegato il documento indicato in oggetto, già convalidato mediante ___________ (indicare, a secondo dei casi Pec, Comune o Microfilmatrice), in adempimento all’obbligo di cui ___________ (indicare a secondo dei casi l’art. 29 del regolamento (CE) n. 436/09 o il DM 30 giugno 1995  0 il DM 19 dicembre 2000”.

TRASPORTI SFUSI DESTINATI AD UNO STATO MEMBRO DELL’UNIONE EUROPEA
Nel caso di trasporti (di prodotti sfusi) che iniziano sul territorio nazionale e sono destinati ad un altro Stato membro dell’Unione europea, per la trasmissione di un documento convalidato mediante la PEC(articolo 8 del decreto), il Comune (articolo 9 del decreto) o la Microfilmatrice (articolo 10 del decreto), ai fini dell’adempimento previsto dall’art. 29 del regolamento, lo speditore deve  trasmettere mediante un messaggio di PEC all’Ufficio territoriale competente per il luogo di spedizione la copia in formato immagine (scansione) del precitato documento di accompagnamento, convalidato e compilato in ogni sua parte, fatta eccezione per l’ora di partenza e la firma del trasportatore.

testo del messaggio per trasmissione MVV in UE già convalidato
“Lo scrivente __________ in qualità di ___________ della ditta ____________ trasmette in allegato il documento indicato in oggetto, già convalidato mediante ______ (indicare, a secondo dei casi PEC, Comune o Microfilmatrice), in adempimento all’obbligo di cui all’art. 29 del regolamento (CE) n. 436/09 per il trasporto di prodotti vitivinicoli sfusi indicati nel medesimo articolo, destinati ad altri Stati membri”.

La trasmissione deve avvenire al più tardi al momento della partenza del mezzo di trasporto. 

TRASMISSIONE MEDIANTE PEC DEL DOCUMENTO RELATIVO AL TRASPORTO DI FECCE DENATURATE
Nel caso di trasmissione mediante PEC del documento che scorta il trasporto di fecce denaturate ai sensi dell’art. 14, comma 6, della L. n. 82/2006, ai fini della comunicazione delle avvenute operazioni di ottenimento, denaturazione e trasferimento delle fecce, lo speditore deve trasmettere mediante un messaggio di PEC agli Uffici territoriali competenti per il luogo di spedizione e di destinazione (se diversi) la copia in formato immagine (scansione) del precitato documento, compilato in ogni sua parte.

testo del messaggio per trasmissione MVV per le fecce denaturate
“Lo scrivente ___________ in qualità di __________ della ditta _________ trasmette in allegato il documento indicato in oggetto, relativo al trasferimento di fecce denaturate in assolvimento del disposto di cui all’art. 14, comma 6, della L. n. 82/2006”.

ALLEGATO 2

PROSPETTO 1 – CASELLE PEC ICQRF – UFFICI TERRITORIALI
UFFICI TERRITORIALI	PEC	PROVINCE DI COMPETENZA
ICQRF Nord Ovest	aoo.icqrf.to@pec.politicheagricole.gov.it	Alessandria, Aosta, Asti; Biella, Cuneo, Novara, Torino, Verbano-Cusio-Ossola, Vercelli, Genova, Imperia, LaSpezia, Savona
ICQRF Lombardia	aoo.icqrf.mi@pec.politicheagricole.gov.it	Bergamo, Brescia, Como, Cremona, Lecco, Lodi, Mantova, Milano, Monza e della Brianza, Pavia, Sondrio, Varese
ICQRF Nord Est	aoo.icqrf.su@pec.politicheagricole.gov.it	Belluno, Padova, Rovigo, Treviso, Venezia, Verona, Vicenza, Bolzano, Trento, Gorizia, Pordenone, Trieste, Udine
ICQRF Emilia Romagna e Marche	aoo.icqrf.bo@pec.politicheagricole.gov.it	Bologna, Ferrara, Forlì, Cesena, Modena, Parma, Piacenza, Ravenna, Reggio Emilia, Rimini, Ancona, Ascoli Piceno, Fermo, Macerata, Pesaro e Urbino
ICQRF Toscana e Umbria	aoo.icqrf.fi@pec.politicheagricole.gov.it	Arezzo, Firenze, Grosseto, Livorno, Lucca, Massa Carrara, Pisa, Pistoia, Prato, Siena, Perugia, Terni
ICQRF Italia centrale	aoo.icqrf.rm@pec.politicheagricole.gov.it	Frosinone, Latina, Rieti, Roma, Viterbo, l’Aquila, Chieti, Pescara, Teramo
ICQRF Italia meridionale	aoo.icqrf.na@pec.politicheagricole.gov.it	Avellino, Benevento, Caserta, Napoli, Salerno, Catanzaro, Cosenza, Crotone, Reggio Calabria, Crotone, Reggio Calabria, Vibo Valentia
ICQRF Italia sud est	aoo.icqrf.ba@pec.politicheagricole.gov.it	Bari, Barletta-Andria-Trani, Brindisi, Foggia, Lecce, Taranto, Matera, Potenza, Campobasso, Isernia
ICQRF Sicilia	aoo.icqrf.pa@pec.politicheagricole.gov.it	Agrigento, Caltanissetta, Catania, Enna, Messina, Palermo, Ragusa, Siracusa, Trapani
ICQRF Sardegna	aoo.icqrf.ca@pec.politicheagricole.gov.it	Cagliari, Nuoro, Oristano, Sassari, Carbonia-Iglesias, Medio Campidano, Ogliastra, Olbia-Tempio